Veel bedrijven kampen met een werkflow probleem en vaak leidt dit tot slechte prestaties. Daarom zou het voor veel bedrijven helpen wanneer zij hun werkflow op een manier weten te verbeteren. Echter gebeurt dit niet bij veel bedrijven, om uiteenlopende redenen. Ze achten het niet nodig, immers hebben ze het toch altijd al zo gedaan. Waarom zouden ze dat dan nu veranderen. Zo is er vaak weinig bereidheid om hun organisatiebeheersing aan te pakken. Toch zou dit voor veel bedrijven wel daadwerkelijk een uitkomst zijn. Maar hoe kun je een werkflow snel en goed aanpakken zonder dat dit tot grootschalige problemen leidt onder de werknemers. Hieronder een aantal tips wat je kan doen om de werkflow te verbeteren. 

De situatie in kaart brengen

Om de werkflow gericht te kunnen verbeteren is het van belang eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Denk hierbij aan de beleids en beheerscyclus, werksfeer en meer. Door het in kaart brengen van de huidige situatie kan bekeken worden waar de problemen liggen. Met het in kaart brengen van de situatie kunnen bijvoorbeeld problemen als de verkeerde mensen op de verkeerde plek of onnodige transacties gesignaleerd worden, waar dan op geacteerd kan worden. Zodoende kunnen al snel kleine problemen aangepakt worden die er op de korte termijn al voor kunnen zorgen dat de werkflow verbeterd. Het belangrijkst aan het in kaart brengen van de situatie is echter het in kaart brengen van problemen die dieper in de organisatie zitten. 

Een goed proces realiseren

Om ook daadwerkelijk te zorgen voor een goede werkflow is het natuurlijk belangrijk een goed werkproces te realiseren. Dit gaat door de problemen die in een eerdere stap geidentificeerd zijn aan te pakken en hiervoor in de plaats processen te implementeren die voor iedereen beter werken. Stoppen met onnodige stappen in een proces is bijvoorbeeld een van de manieren om een werkproces beter en sneller te laten verlopen. Niet alleen is dit efficiënter en scheelt dit dus veel geld. Ook bespaart dit vaak een hoop irritaties bij de werknemers. Dit draagt indirect dan ook weer bij aan een betere werkflow. Simpele stappen voor het ondernemen helpen vaak al op korte termijn veel om een goed proces te realiseren, denk bijvoorbeeld aan het stoppen van het uitprinten van alle documenten. 

Zorg ervoor dat de productiviteit verbeterd wordt

Dit klinkt natuurlijk logisch, al is het in de werkelijkheid vaak lastiger dan gedacht. Maar situaties die de productiviteit verminderen leveren vaak gigantisch veel oponthoud op voor de meeste bedrijven. Vaak ligt dit probleem bij processen die dagelijks of wekelijks herhaald worden maar toch nog steeds stap voor stap verlopen. In deze situatie is het vaak makkelijk om zo een proces te digitaliseren of op een andere manier versnellen. Zo hoeft een proces niet steeds onnodig herhaald te worden zonder dat dit elke keer frustraties en problemen oplevert. Zulke kleine stappen kunnen zoals voorgaand al benoemd dus al snel een grote verbetering in het werkproces betekenen.

Bekijk en benoem problemen

Na alle voorgaande problemen is het ook goed met elke afdeling te bespreken waar zij problemen ondervinden in combinatie met een evaluatie van hun eigen werk. Op deze manier kun je samen benoemen en communiceren waar problemen zich bevinden. Verder heeft het bediscussiëren van problemen vaak ook al direct een positief impact op de werksfeer omdat dit voor veel werknemers betekent dat ze zich gehoord voelen, dit is natuurlijk altijd een positieve ontwikkeling. Concluderend kunnen we dus stellen dat er veel verschillende manieren zijn om processen en flows te verbeteren maar uiteindelijk is goed communiceren met een andere zeer belangrijk.